Regulamin współpracy partnerskiej

Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady współpracy partnerskiej między PROFITEMS spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wąbrzeźnie, ul. Kopernika 10, 87-200 Wąbrzeźno (KRS 0001253016, NIP 8781812492, REGON 545212556; dalej: „Usługodawca”) a przedsiębiorcami przystępującymi do programu partnerskiego ProfitEMS. Kontakt: kontakt@profitems.pl.

Pojęcia pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

1. Partner - przedsiębiorca (w szczególności firma instalatorska), który zawarł z Usługodawcą umowę o współpracy partnerskiej;
2. Platforma - udostępniane Partnerowi narzędzia ProfitEMS: panel partnera, konta techników, moduł zamówień i testów urządzeń;
3. Dane Partnera - wszelkie informacje wprowadzone do Platformy przez Partnera lub powstałe w związku z jego działalnością na Platformie, w szczególności: lista i dane jego klientów, dane instalacji, wolumeny sprzedaży, ceny i warunki handlowe uzgodnione z Usługodawcą;
4. Klienci Partnera - klienci końcowi, których instalacje Partner obsługuje lub którym sprzedaje usługę ProfitEMS;
5. Zamówienie - oświadczenie Partnera o woli zakupu urządzeń lub akcesoriów, złożone za pośrednictwem Platformy i potwierdzone zaznaczeniem oświadczenia o zobowiązaniu do zapłaty;
6. Proforma - dokument rozliczeniowy wystawiany przez Usługodawcę na podstawie przyjętego Zamówienia, stanowiący podstawę przedpłaty; Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
7. Dzień Roboczy - dzień od poniedziałku do piątku, który nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej.

Przedmiotem współpracy jest:

1. sprzedaż i montaż przez Partnera urządzeń EMS Connect wraz z usługą ProfitEMS na warunkach handlowych uzgodnionych między stronami,
2. udostępnienie Partnerowi Platformy do zarządzania zamówieniami, montażami i instalacjami jego klientów,
3. wsparcie techniczne Usługodawcy przy uruchomieniach i diagnostyce.

1. Dane Partnera pozostają własnością Partnera. Usługodawca wykorzystuje je wyłącznie w celu wykonania współpracy (realizacja zamówień, świadczenie usługi ProfitEMS Klientom Partnera, rozliczenia, wsparcie techniczne).
2. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania Danych Partnera w poufności i nie przekazuje ich osobom trzecim, z wyjątkiem: (a) dostawców infrastruktury technicznej niezbędnych do działania Platformy (hosting w Unii Europejskiej, usługa wysyłki e-mail), związanych umowami zapewniającymi co najmniej ten sam poziom ochrony; (b) przypadków, gdy obowiązek udostępnienia wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa; (c) przekazania przewoźnikowi oraz operatorowi platformy wysyłkowej danych odbiorcy przesyłki, w zakresie i w celu określonym w § 8 ust. 13.
3. Usługodawca nie udostępnia Danych Partnera innym partnerom ani podmiotom konkurencyjnym wobec Partnera i nie wykorzystuje listy Klientów Partnera do własnych działań sprzedażowych z pominięciem Partnera.
4. Platforma zapewnia techniczną separację danych między firmami partnerskimi: każdy Partner widzi wyłącznie własnych klientów, zamówienia i instalacje. Dostęp każdego użytkownika jest ograniczony do danych jego firmy i weryfikowany przy każdym żądaniu.
5. Zobowiązania poufności obowiązują w czasie współpracy oraz przez 5 lat po jej zakończeniu.

1. W zakresie danych osobowych Klientów Partnera, których administratorem jest Partner, Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO - wyłącznie na udokumentowane polecenie Partnera i wyłącznie w celu wykonania współpracy. Szczegółowe warunki określa umowa powierzenia przetwarzania zawierana przy rozpoczęciu współpracy.
2. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: przetwarzanie i przechowywanie danych wyłącznie na serwerach w Unii Europejskiej, szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS), przechowywanie haseł wyłącznie w postaci nieodwracalnie przekształconej, rozdzielenie uprawnień według ról oraz rejestrowanie operacji w dzienniku zdarzeń.
3. Dalsze powierzenie (podpowierzenie) jest ograniczone do dostawców infrastruktury wskazanych w § 3 ust. 2 lit. a; o zamiarze zmiany dostawcy Usługodawca informuje Partnera z wyprzedzeniem, dając mu prawo sprzeciwu.
4. Usługodawca zgłasza Partnerowi każde naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu oraz wspiera Partnera w realizacji obowiązków wobec osób, których dane dotyczą, i organu nadzorczego.
5. Partner ma prawo do audytu zgodności przetwarzania - w formie zapytań i dokumentacji, a w uzasadnionych przypadkach inspekcji - po uprzednim uzgodnieniu terminu.

Platforma i urządzenia EMS Connect są projektowane zgodnie z wymaganiami normy ETSI EN 303 645 (cyberbezpieczeństwo urządzeń IoT). Zasady zgłaszania podatności, czasy reakcji i szczegóły środków bezpieczeństwa opisują strony profitems.pl/bezpieczenstwo i profitems.pl/zgodnosc.

1. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Partnera z tytułu współpracy jest ograniczona do rzeczywistej straty (z wyłączeniem utraconych korzyści) i łącznie do wysokości wynagrodzenia zapłaconego Usługodawcy przez Partnera w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkodowe. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności za naruszenie § 3 (poufność).
2. Partner odpowiada za prawidłowość montażu wykonanego przez jego personel oraz za zgodność własnych działań sprzedażowych z prawem, w tym za rzetelność informacji przekazywanych Klientom Partnera.

1. Po zakończeniu współpracy Partner może w terminie 30 dni pobrać komplet Danych Partnera w formatach nadających się do odczytu maszynowego (JSON/CSV).
2. Po upływie tego terminu Usługodawca usuwa Dane Partnera, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa (np. dokumentacja rozliczeniowa) albo niezbędne do dalszego świadczenia usługi ProfitEMS Klientom Partnera, którzy pozostają klientami Usługodawcy - w takim przypadku przetwarzane są wyłącznie dane tych klientów.

1. Partner składa Zamówienie za pośrednictwem Platformy. Złożenie Zamówienia wymaga zaznaczenia oświadczenia o zobowiązaniu do zapłaty ceny wynikającej z Zamówienia.
2. Złożone Zamówienie wiąże Partnera i nie podlega odwołaniu ani jednostronnej zmianie.
3. Partner wybiera przy składaniu Zamówienia sposób zapłaty: płatność elektroniczną za pośrednictwem operatora płatności udostępnionego na Platformie albo przelew na rachunek bankowy na podstawie Proformy. Postanowienia Regulaminu dotyczące Proformy stosuje się wyłącznie do Zamówień opłacanych przelewem.
4. Zamówienie stanowi ofertę w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego. Przy zapłacie przelewem umowa sprzedaży zostaje zawarta z chwilą przyjęcia Zamówienia przez Usługodawcę i wystawienia Proformy, a przy płatności elektronicznej z chwilą zaksięgowania zapłaty pełnej ceny wynikającej z Zamówienia. Zamówienie z wybraną płatnością elektroniczną, nieopłacone w terminie 14 dni od dnia jego złożenia, wygasa; wygaśnięcie nie rodzi roszczeń po żadnej ze stron i nie wyłącza możliwości złożenia nowego Zamówienia.
5. Usługodawca przyjmuje albo odrzuca Zamówienie w terminie 3 Dni Roboczych od dnia jego złożenia. W przypadku odrzucenia Zamówienia Usługodawca informuje o tym Partnera na adres e-mail przypisany do konta Partnera na Platformie; odrzucenie Zamówienia nie rodzi po stronie Partnera roszczeń wobec Usługodawcy.
6. Usługodawca doręcza Proformę na adres e-mail przypisany do konta Partnera na Platformie oraz udostępnia ją do pobrania na Platformie.
7. Partner zobowiązuje się do zapłaty kwoty wynikającej z Proformy w terminie 7 dni od dnia doręczenia Proformy, przelewem na rachunek bankowy wskazany w Proformie, wskazując w tytule przelewu numer Zamówienia.
8. Umowa sprzedaży zawarta na podstawie przyjętego Zamówienia ulega rozwiązaniu w przypadku braku uznania rachunku bankowego Usługodawcy pełną kwotą wynikającą z Proformy w terminie 14 dni od dnia doręczenia Proformy. Rozwiązanie umowy następuje bez potrzeby składania odrębnego oświadczenia i nie wyłącza możliwości złożenia przez Partnera nowego Zamówienia.
9. Usługodawca wystawia fakturę po zaksięgowaniu zapłaty pełnej ceny wynikającej z Zamówienia (odpowiednio: kwoty z Proformy albo płatności elektronicznej).
10. Usługodawca przystępuje do wysyłki po zaksięgowaniu zapłaty pełnej ceny wynikającej z Zamówienia. Zamówienia realizowane są według kolejności ich przyjęcia.
11. Dostawa urządzeń na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej następuje za pośrednictwem przewoźnika wybranego przez Partnera przy składaniu Zamówienia spośród przewoźników udostępnionych na Platformie, pod adres dostawy albo do punktu odbioru wskazanego przez Partnera. Partner może rozdzielić urządzenia objęte Zamówieniem na kilka przesyłek kierowanych pod różne adresy dostawy albo do różnych punktów odbioru.
12. Koszt dostawy pierwszej przesyłki w ramach Zamówienia jest wliczony w cenę urządzeń. Za każdą kolejną przesyłkę w ramach tego samego Zamówienia Usługodawca pobiera opłatę w wysokości 20,00 zł (słownie: dwadzieścia złotych 00/100) netto, powiększoną o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki. Opłata jest wskazywana w podsumowaniu Zamówienia przed jego złożeniem i stanowi część ceny wynikającej z Zamówienia.
13. W celu doręczenia przesyłki Usługodawca przekazuje przewoźnikowi oraz operatorowi platformy wysyłkowej, za pośrednictwem której nadaje przesyłki, wyłącznie dane odbiorcy przesyłki niezbędne do jej doręczenia: imię i nazwisko albo nazwę, adres dostawy albo oznaczenie punktu odbioru, numer telefonu oraz adres e-mail. Wskazując w Zamówieniu odbiorcę przesyłki innego niż Partner, Partner oświadcza, że jest uprawniony do przekazania jego danych Usługodawcy w tym celu.
14. Zwrot zapłaconej ceny, w całości lub w części, po zawarciu umowy sprzedaży wymaga uprzedniej, wyraźnej zgody Usługodawcy i następuje na warunkach indywidualnie uzgodnionych przez strony. Kwota zwrotu jest pomniejszana o udokumentowane koszty poniesione przez Usługodawcę w związku z Zamówieniem, w szczególności prowizje operatora płatności oraz koszty doręczenia i zwrotnego doręczenia urządzeń (koszty firmy kurierskiej).
15. Pomniejszenia, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, nie stosuje się do zwrotów wynikających z odpowiedzialności Usługodawcy za wady urządzeń (rękojmia, gwarancja) ani z niewykonania umowy przez Usługodawcę.

1. Usługodawca przesyła na adres e-mail przypisany do konta Partnera wiadomości niezbędne do wykonania umowy i obsługi konta (w szczególności: dane dostępowe, potwierdzenia Zamówień, Proformy, faktury, informacje o zmianach Regulaminu i komunikaty bezpieczeństwa). Wiadomości te nie stanowią informacji handlowej i nie wymagają odrębnej zgody.
2. Informacje handlowe Usługodawcy (w szczególności o nowych produktach, promocjach i programach sprzedażowych) są przesyłane wyłącznie na adres e-mail osoby, która wyraziła na to odrębną, dobrowolną zgodę w rozumieniu art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda nie jest warunkiem przystąpienia do programu partnerskiego ani korzystania z Platformy.
3. Zgodę można wyrazić przy pierwszym logowaniu do Platformy lub w każdej chwili w ustawieniach konta. Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez podania przyczyny, w ustawieniach konta albo przez link umieszczony w każdej informacji handlowej; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek dokonanych przed jej wycofaniem.
4. Usługodawca przechowuje datę wyrażenia zgody oraz treść, na którą zgoda została wyrażona, przez okres jej obowiązywania oraz przez czas niezbędny do wykazania jej wyrażenia. Zasady przetwarzania danych osobowych w tym celu opisuje Polityka prywatności.

1. Zmiany Regulaminu są ogłaszane z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; zmiana nie pogarsza warunków ochrony Danych Partnera określonych w § 3 i § 4 bez wyraźnej zgody Partnera.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się umowę o współpracy zawartą z Partnerem, a w dalszej kolejności prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Regulamin obowiązuje od dnia 11 lipca 2026 r.